Składanie wniosku o kod identyfikacyjny podmiotu gospodarczego i zakładów przez stronę trzecią.

Opis przeznaczony jest dla podmiotu będącego stroną trzecią, chcącego składać wnioski o kody identyfikacyjne zakładów w imieniu operatora pierwszych punktów detalicznych

Zgodnie z unijną dyrektywą 2014/40/UE i rozporządzeniem 2018/574 podmioty gospodarcze uczestniczące w obrocie artykułami tytoniowymi od 20.05.2019 będą zobligowane do uzyskania kodów identyfikacyjnych pozwalających na szczegółowe raportowanie zdarzeń obrotu wyrobami tytoniowymi.

Opisy systemu śledzenia wyrobów tytoniowych oraz szczegółowe wymagania i instrukcje związane z tym procesem zawarte zostały w rozporządzeniu UE 2018/574, które można znaleźć pod adresem https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=CELEX:32018R0574&from=GA.

Przed przystąpieniem do rejestracji należy szczegółowo zapoznać się z tym rozporządzeniem.

By otrzymać kod identyfikacyjny podmiotu gospodarczego i zakładu (w sensie definicji zawartej w rozporządzeniu UE 2018/574) należy złożyć odpowiednie wnioski do wybranego w danym kraju wydawcy identyfikatorów. W Polsce na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów (ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 5 kwietnia 2019 r. w sprawie wyznaczenia podmiotu wydającego identyfikatory) z 09.04.2019 wydawcą identyfikatorów wybrana została PWPW S.A. Do obsługi wniosków związanych z wydawaniem kodów identyfikacyjnych i identyfikatorów PWPW S.A. udostępnia testowo portal internetowy ID ISSUER znajdujący się pod adresem (https://www.idissuer.pl).

Podmiotem odpowiedzialnym za zarejestrowanie punktów detalicznych jest zawsze ich właściciel czyli operator punktu detalicznego. Jednak rozporządzenie UE daje pewną elastyczność. Wnioski o kody mogą składać operatorzy punktów detalicznych (czyli np. właściciele sieci handlowych) lub strona trzecia (czyli np. dystrybutorzy dostarczający produkty tytoniowe do punktów detalicznych). Strony te w myśl rozporządzenia muszą porozumieć się ze sobą i wspólnie ustalić kto dokona rejestracji.

Operator pierwszego punktu detalicznego musi wyrazić pełną zgodę na rejestrację przez stronę trzecią, która musi przekazać operatorowi wszystkie informacje dotyczące rejestracji, w tym wszystkie przydzielone kody.

Dokument opisuje czynności w przypadku rejestracji punktów detalicznych wykonywanych przez podmiot gospodarczy będący stroną trzecią.

By sprawnie złożyć wnioski rejestrujące całą sieć zakładów proponujemy by podmiot gospodarczy rejestrujący punkty detaliczne w imieniu operatora tych punktów wyznaczył hierarchię osób odpowiedzialnych za wybrane grupy zakładów. Ten sposób podziału uporządkuje i ułatwi rejestrację wszystkich zakładów oraz zapewni odpowiedzialność konkretnych osób za obsługę przydzielonych im punktów detalicznych.

Struktura taka może być jedno lub wielopoziomowa w zależności od ilości obsługiwanych punktów detalicznych.

1. Przykład z jednym poziomem hierarchii użytkowników

Jednopoziomowa hierarchia użytkowników
Jednopoziomowa hierarchia użytkowników

Wyznaczony administrator rejestruje najpierw strukturę użytkowników, następnie utworzeni użytkownicy rejestrują zakłady.

Składanie wniosków
Business Process Składanie wniosków przez operatora pierwszych punktów detalicznych w strukturze z jednym poziomem użytkowników

Czynności dla administratora:

1. Zarejestrować użytkownika tworząc konto w systemie ID ISSUER (Rejestracja użytkownika). Będzie to konto służące do zarzadzania innymi użytkownikami i ich uprawnieniami. W ramach tego konta będą również widoczne wszystkie podmioty będące rejestrowanymi operatorami punktów detalicznych, podmiot własny, wszystkie zakłady utworzone w zarejestrowanej hierarchii użytkowników, oraz wszyscy użytkownicy utworzeni w danej hierarchii organizacji.

2. Wybrać i przydzielić sobie uprawnienia do składania wniosków o kody podmiotów, zakładów oraz administracji użytkownikami (Pierwsze logowanie i wybór uprawnień).

3. Złożyć wniosek o kod identyfikacyjny dla własnego podmiotu gospodarczego będącego w tym wypadku stroną trzecią (Wniosek o kod podmiotu).

4. Dodatkowo należy złożyć wniosek lub wnioski o kod identyfikacyjny dla podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Wniosek o kod podmiotu), w imieniu którego będą rejestrowane punkty detaliczne. W przypadku rejestracji punktów detalicznych dla wielu operatorów punktów detalicznych wnioski o podmiot należy zarejestrować dla każdego operatora punktu detalicznego. (Opcjonalnie ten krok może też być wykonany przez użytkowników podrzędnych).

5. Utworzyć użytkowników podrzędnych i przydzielić im uprawnienia do rejestrowania zakładów. W ramach przydzielania uprawnień do danych przydzielić im uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 4. odpowiedniego podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Utworzenie użytkownika podrzędnego). Jeżeli planowana jest rejestracja własnych zakładów strony trzeciej to należy zadbać o to by przydzielić któremuś z użytkowników uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 3 własnego podmiotu gospodarczego, by mógł zarejestrować zakłady należące do podmiotu strony trzeciej.

Czynności wykonywane przez użytkowników podrzędnych utworzonych przez administratora:

1. Aktywować konto, po otrzymaniu informacji o rejestracji konta (Aktywacja konta użytkownika podrzędnego).

2. Złożyć kolejno wnioski o kody identyfikacyjne zakładów, dla każdego zakładu będącego w zakresie odpowiedzialności danego użytkownika (Wniosek o kod zakładu).

2. Przykład z wieloma poziomami hierarchii użytkowników

Wielopoziomowa hierarchia użytkowników
Wielopoziomowa hierarchia użytkowników

Wyznaczony administrator rejestruje najpierw strukturę administratorów podrzędnych. Utworzeni administratorzy rejestrują kolejnych administratorów podrzędnych w stosunku do siebie. Ostatni poziom administratorów podrzędnych rejestruje użytkowników rejestrujących zakłady. Utworzeni użytkownicy rejestrują zakłady. Użytkownicy rejestrujący zakłady, mogą być tworzeni na dowolnym poziomie tej struktury w zależności od konkretnych potrzeb. Nie ma również przeciwskazań by utworzeni administratorzy też rejestrowali zakłady.

Składanie wniosków
Business Process Składanie wniosków przez operatora pierwszych punktów detalicznych w wielopoziomowej strukturze z użytkowników

Czynności dla administratora głównego:

1. Zarejestrować użytkownika tworząc konto w systemie ID ISSUER (Rejestracja użytkownika). Będzie to konto służące do zarzadzania innymi użytkownikami i ich uprawnieniami. W ramach tego konta będą również widoczne wszystkie podmioty będące rejestrowanymi operatorami punktów detalicznych, podmiot własny, wszystkie zakłady utworzone w zarejestrowanej hierarchii użytkowników, oraz wszyscy użytkownicy utworzeni w danej hierarchii organizacji.

2. Wybrać i przydzielić sobie uprawnienia do składania wniosków o kody podmiotów, zakładów oraz administracji użytkownikami (Pierwsze logowanie i wybór uprawnień).

3. Złożyć wniosek o kod identyfikacyjny dla własnego podmiotu gospodarczego będącego w tym wypadku stroną trzecią (Wniosek o kod podmiotu).

4. Dodatkowo należy złożyć wniosek lub wnioski o kod identyfikacyjny dla podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Wniosek o kod podmiotu), w imieniu którego będą rejestrowane punkty detaliczne. W przypadku rejestracji punktów detalicznych dla wielu operatorów punktów detalicznych wnioski o podmiot należy zarejestrować dla każdego operatora punktu detalicznego. (Opcjonalnie ten krok może też być wykonany przez użytkowników podrzędnych).

5. Utworzyć pierwszy poziom administratorów podrzędnych i przydzielić im uprawnienia do rejestrowania zakładów i administrowania użytkownikami. W ramach przydzielania uprawnień do danych przydzielić im uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 4. Podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Utworzenie konta administratora podrzędnego). Jeżeli planowana jest rejestracja własnych zakładów strony trzeciej to należy zadbać o to by przydzielić któremuś z administratorów uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 3 własnego podmiotu gospodarczego, by mógł dalej przekazać komuś te uprawnienia do rejestracji zakładów należących do podmiotu strony trzeciej.

6. Opcjonalnie można utworzyć również użytkowników podrzędnych i przydzielić im uprawnienia do rejestrowania zakładów. W ramach przydzielania uprawnień do danych przydzielić im należy uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 4. Podmiotu gospodarczego będącego operatorem punktów detalicznych (Utworzenie użytkownika podrzędnego). Opcjonalnie do czynności z punktu 5 Jeżeli planowana jest rejestracja własnych zakładów strony trzeciej to należy zadbać o to by przydzielić któremuś z użytkowników uprawnienia do zarejestrowanego w punkcie 3 własnego podmiotu gospodarczego, by mógł zarejestrować zakłady należące do podmiotu strony trzeciej.

Czynności wykonywane przez administratorów podrzędnych:

1. Aktywować konto, po otrzymaniu informacji o rejestracji konta ( Aktywacja konta użytkownika podrzędnego).

2. Utworzyć użytkowników podrzędnych, przydzielając im uprawnienia do rejestracji zakładów oraz zarejestrowanego podmiotu (Utworzenie użytkownika podrzędnego). W przypadku tworzenia samej struktury administratorów krok ten można pominąć i wykonać czynności kolejnego punktu.

3. Utworzyć kolejny poziom administratorów podrzędnych, przydzielając im uprawnienia do rejestracji zakładów oraz zarejestrowanego podmiotu. Administratorom należy przydzielić również uprawnienia Administracji użytkownikami (Utworzenie konta administratora podrzędnego). Krok ten można wykonać w zależności od potrzeb i planów związanych z tworzeniem hierarchii użytkowników.

Czynności wykonywane przez użytkowników podrzędnych utworzonych przez administratora:

1. Aktywować konto, po otrzymaniu informacji o rejestracji konta ( Aktywacja konta użytkownika podrzędnego).

2. Złożyć kolejno wnioski o kody identyfikacyjne zakładów, dla każdego zakładu będącego w zakresie odpowiedzialności danego użytkownika (Wniosek o kod zakładu).

Uwaga. Tworzenie kolejnych poziomów hierarchii użytkowników nie jest limitowane.

3. Delegowanie obsługi zarejestrowanych punktów detalicznych innym użytkownikom.

Zarejestrowanym w powyższy sposób podmiotem gospodarczym operatora punktów detalicznych i całym zbiorem zarejestrowanych w jego imieniu zakładów mogą zarządzać tylko użytkownicy posiadający uprawnienia do odpowiednich danych.

Ponieważ rejestracja wykonana została przez stronę trzecią, to tylko użytkownicy utworzeni przez administratorów podmiotu strony trzeciej mogą składać wnioski o modyfikację tych zakładów jak również wnioski o ewentualne wyrejestrowanie zakładu będącego punktem detalicznym.

W systemie ID ISSUER istnieje jednak możliwość przekazania uprawnień do takiego zarządzania innym użytkownikom. Dzięki temu strona trzecia może delegować dalszą obsługę zarządzania danymi zakładów innym użytkownikom np. osobom operatora punktu detalicznego bezpośrednio związanym z konkretnym punktem detalicznym.

Użytkownika takiego należy założyć zgodnie z instrukcją Utworzenie użytkownika podrzędnego.

Założony użytkownik musi aktywować swoje nowe konto zgodnie z instrukcją Aktywacja konta użytkownika podrzędnego.

Nowy użytkownik może już składać wnioski o modyfikację danych zakładu, do którego otrzymał uprawnienia.

Uwaga. Ze względów bezpieczeństwa, nie istnieje możliwość przydzielania uprawnień do obsługi zakładów użytkownikom rejestrującym się samodzielnie poza strukturą utworzoną w ramach podmiotu strony trzeciej. Za przydzielenie uprawnień odpowiada podmiot tworzący użytkownika podrzędnego. Przed przekazaniem uprawnień do danych należy dokładnie zweryfikować komu przekazane zostaną uprawnienia do danych. Po przekazaniu danych strona przekazująca nie traci możliwości podglądu tych danych ani możliwości ich obsługi.